Cách tối quản lý file dữ liệu, gia tăng bảo mật và bộ nhớ lưu trữ trên máy Microsoft Surface?

Bảo mật dữ liệu luôn là yếu tố quan trọng với người dùng làm việc văn phòng. Đặc biệt là với người dùng sử dụng máy Surface vốn chủ yếu là dùng để làm việc là chính. Vậy nên hôm nay, Surface Việt sẽ chia sẻ cho các anh chị về cách quản lý bảo mật dữ liệu hiệu quả nhất.

1/ Cài đặt các app ứng dụng bản quyền
Hầu hết các anh chị khi mua máy Surface đời mới nhất ở thời điểm hiện tại, ví dụ như Surface Pro 8 thì  đều sẽ có sẵn Windows 11 mới nhất của Microsoft.
Tuy nhiên, các app ứng dụng khác muốn cài đặt thêm thì hầu hết sẽ phải trả phí bản quyền.
Ví dụ như bộ công cụ Word Excel Powerpoint thì sẽ chỉ được dùng thử trong 30 ngày. Nếu tiếp tục sử dụng tiếp thì các anh chị sẽ phải mua bản quyền.
Giá bán bộ Office bản quyền này là bắt buộc với tất cả các laptop, máy tính hiện nay, tất nhiên sẽ có vài thủ thuật để có thể sử dụng “chùa” miễn phí được Office.
Ví dụ như là dùng bản Office online trên nền tảng Website của Microsoft, nhưng cách này khá bất tiện và không linh hoạt thao tác sử dụng lẫn lưu trữ.
Hoặc có thể là cài các bộ Office cũ, đã bị crack.

Với các anh chị cần 1 chiếc máy Surface phải hoạt động ổn định, không lỗi thì em sẽ khuyên các anh chị cần mua thêm gói bản quyền Microsoft 365 của chính Microsoft để được sử dụng bộ công cụ Word Excel Powerpoint 1 cách ổn định nhất.
Ngoài ra, với bộ Microsoft 365 thì người dùng còn có thêm tận 1TB lưu trữ dữ liệu trên Onedrive.
Với Onedrive, các anh chị có thể lưu trữ các dữ liệu ở laptop Surface online lên cloud của Microsoft.
Đồng thời, khi cần sử dụng trên điện thoại hoặc ở máy tính khác thì chỉ cần 1 tài khoản Microsoft duy nhất để đồng bộ hóa dữ liệu toàn bộ.

Hiện tại thì gói Microsoft 365 cho 1 người dùng có giá chỉ loanh quanh 1 triệu. Hoặc nếu anh chị có team 5-6 người làm việc cùng nhau thì có thể mua chung gói Microsoft 365 family thì sẽ cùng 1 lúc có 5-6 người cùng sử dụng được mà giá cũng chỉ loanh quanh 1,5 triệu cho 1 năm. Vừa có bộ Office bản quyền, vừa có 1 TB OneDrive lưu trữ dữ liệu trên laptop lẫn lưu trữ được cả dữ liệu trên điện thoại luôn. Rất tiện lợi cho quản lý tài liệu.

Ngoài ra, trong quá trình làm việc, nếu có các app ứng dụng nào phục vụ công việc, để làm việc thì nếu có thể, thì các anh chị cũng nên mua phí bản quyền của bên sản xuất phần mềm đó, để được sử dụng app đó chính chủ, không sợ bị cài các mã độc ngầm như khi cài các app đã bị crack.

2/ Không truy cập các website lạ, cài đặt app lạ

Trong quá trình sử dụng máy tính, sẽ có rất nhiều các app, ứng dụng lạ xuất hiện trong các video, lượt web quảng cáo hiển thị ra, nếu các anh chị không hiểu biết về app, website đó thì tuyệt đối không bấm link lạ lung tung.

Vì rất nhiều app lạ, website lạ có đường link lung tung sẽ có thể đánh cắp các thông tin cá nhân của máy tính.
Tóm lại, là chỉ nên cài vào máy tính của mình các app mà các anh chị đã biết. Với website thì phải là các website mà anh chị đã biết trước đó. Tuyệt đối không bấm vào các link rút gọn, đuôi chấm lạ sẽ nhảy ra các website lung tung.

3/ Lưu trữ tất cả dữ liệu lên cứng Cloud
Hầu hết các máy tính Surface của anh chị sẽ đều có bộ nhớ 128gb hoặc 256gb, và về lâu về dài khi bộ nhớ sẽ đầy, do đó mà với các file tài liệu quan trọng, đặc biệt là các file báo cáo, công việc, kinh doanh thì các anh chị nên lưu trữ ở trên OneDrive hoặc có thể ở nền tảng lưu trữ cloud khác như Google Drive, FShare để đảm bảo, dữ liệu của mình ít nhất vừa có 1 bản ở máy tính và 1 bản lưu trữ online.
Nếu chả  may có vấn đề xảy ra với máy tính, ít ra chúng ta vẫn còn 1 phiên bản lưu trữ online dự phòng rồi.

4/ Cài đặt mật khẩu 2 lớp và có nhiều ký tự đặc biệt khác

Tất cả mật khẩu trên máy tính của các anh chị, chủ yếu là mật khẩu gmail, mật khẩu microsoft, mật khẩu facebook, zalo … thì đều cần đặt mật khẩu với các ký tự in hoa, ký tự đặc biệt và có thêm các con số để đảm bảo rằng mật khẩu phải có độ khó để không bị bên thứ 3 có thể hack được dù có biết được nick tài khoản của các anh chị.
Đặc biệt là với các tài khoản phục vụ công việc chính như gmail, tài khoản Microsoft, facebook thì có thể bật xác minh 2 lần, xác minh mật khẩu thông qua số điện thoại thêm.

Tổng kết lại,
Trên đây là 4 mẹo nhỏ giúp bảo mật và quản lý file dữ liệu trên máy tính Surface được thuận tiện hơn. Nếu các anh chị còn có thủ thuật hay phương nào thì có thể comment chia sẻ với tất cả mọi người ở phần phía dưới bài viết này nhé.