Tăng tốc làm việc với OneDrive trên Windows 11: Mẹo hay với 7 tính năng độc đáo!

Nếu bạn đang dùng OneDrive trên Windows 11, hẳn bạn đã quen với các tính năng cơ bản như đồng bộ và sao lưu file lên đám mây. Tuy nhiên, dịch vụ này còn có nhiều tính năng ít người biết đến, có thể giúp bạn làm việc hiệu quả, tăng cường quyền riêng tư và quản lý file dễ dàng hơn.

Từ tùy chỉnh màu thư mục, khôi phục file cũ cho đến tắt thông báo phiền phức hay gắn thẻ ảnh bằng AI, OneDrive cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn bạn nghĩ.

Trong bài hướng dẫn này, Surface Việt sẽ tổng hợp một số tính năng hữu ích của OneDrive mà bất kỳ người dùng Windows 11 nào cũng nên biết.

1/ Sắp xếp OneDrive bằng cách đổi màu thư mục

Việc gán màu cho thư mục, dù chỉ là một chi tiết nhỏ về thẩm mỹ, lại mang đến lợi ích lớn trong việc tổ chức và tăng năng suất. Tính năng này giúp bạn dễ dàng phân biệt các thư mục, đặc biệt là khi bạn phải làm việc với một lượng lớn file.

Để đổi màu cho thư mục, bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở File Explorer.

Bước 2: Nhấp vào thư mục OneDrive ở khung bên trái.

Bước 3: Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn đổi màu.

Bước 4: Chọn menu OneDrive và chọn Folder color (Màu thư mục).

Bước 5: Chọn màu mong muốn.

Bước 6: Nhấp vào nút Apply (Áp dụng).

Sau khi hoàn tất các bước, biểu tượng thư mục sẽ đổi màu theo lựa chọn của bạn.

Tính năng này cũng có trên nền tảng web, nhưng nhiều người dùng cho biết họ không tìm thấy tùy chọn này trong tài khoản cá nhân.

2/ Tắt thông báo “On this Day”

Tính năng “On this Day” được tạo ra để hiển thị lại những bức ảnh và video bạn đã chụp hoặc quay vào cùng ngày đó trong những năm trước.

Tính năng này có thể mang lại chút hoài niệm, nhưng nó lại có hai điểm trừ. Thứ nhất, bạn sẽ liên tục nhận thông báo mỗi ngày. Thứ hai, dù đã sử dụng ứng dụng Photos đã kết nối, các thông báo này vẫn sẽ mở nội dung trên nền tảng web thay vì ứng dụng.

Nếu bạn cảm thấy phiền phức với những thông báo này, bạn có thể dễ dàng tắt chúng theo các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng OneDrive trên System Tray.

Bước 2: Nhấp vào nút Settings (Cài đặt).

Bước 3: Nhấp tiếp vào tùy chọn Settings (Cài đặt).

Bước 4: Nhấp vào mục Notifications (Thông báo).

Bước 5: Tắt công tắc “Notify me when ‘On this day’ memories are available” (Thông báo cho tôi khi có kỷ niệm “On this day”).

Khi bạn hoàn thành các bước trên, OneDrive sẽ ngừng gửi thông báo cho bạn về tính năng này. Cài đặt tương tự cũng có thể được thực hiện trên phiên bản web, trong mục Notifications (Thông báo).

3/ Tắt tính năng gắn thẻ ảnh bằng AI

OneDrive có thể dùng AI để quét, gắn thẻ hình ảnh và khuôn mặt trong ảnh, giúp bạn tìm kiếm dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn không thích AI quét ảnh của mình, bạn có thể tắt các tính năng này.

Để tắt tính năng gắn thẻ ảnh trong OneDrive, bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở OneDrive (phiên bản web).

Bước 2: Nhấp vào nút Settings (Cài đặt) ở góc trên cùng bên phải.

Bước 3: Nhấp vào Options (Tùy chọn).

Bước 4: Nhấp vào Photos (Ảnh) từ khung bên trái.

Bước 5: Tắt công tắc “Use tags to find and organize photos” (Sử dụng thẻ để tìm và sắp xếp ảnh) để ngăn AI thêm các thẻ liên quan vào ảnh của bạn.

Bước 6: Tắt công tắc “Use AI to find and organize photos” (Sử dụng AI để tìm và sắp xếp ảnh) để ngăn AI quét ảnh tìm khuôn mặt.

Khi bạn hoàn tất các bước, OneDrive sẽ không còn sử dụng AI để gắn thẻ ảnh và khuôn mặt. Tuy nhiên, việc tắt tính năng này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả tìm kiếm khi bạn muốn tìm một người hay một đối tượng cụ thể nào đó trong các file trên đám mây.

4/ Import file từ Google Drive hoặc Dropbox

Nếu muốn dùng OneDrive làm dịch vụ lưu trữ chính, bạn có thể dễ dàng Import file từ Google Drive và Dropbox (tính năng này không hỗ trợ iCloud).

Để Import file từ các nhà cung cấp lưu trữ đám mây khác, bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở OneDrive (phiên bản web).

Bước 2: Nhấp vào nút Settings (Cài đặt) ở góc trên cùng bên phải.

Bước 3: Nhấp vào Options (Tùy chọn).

Bước 4: Nhấp vào Import cloud photos and files (Nhập ảnh và file từ đám mây) từ khung bên trái.

Bước 5: (Tùy chọn 1) Nhấp vào “Connect to Google Drive” (Kết nối với Google Drive).

Bước 6: (Tùy chọn 2) Nhấp vào “Connect to Dropbox” (Kết nối với Dropbox).

Bước 7: Thực hiện theo các hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình chuyển dữ liệu.

Để thực hiện quá trình này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản của dịch vụ lưu trữ cũ và cấp quyền cho Microsoft 365 sao chép file sang OneDrive. Lưu ý, thao tác này chỉ tạo bản sao, dữ liệu gốc của bạn vẫn sẽ còn nguyên trên dịch vụ cũ.

5/ Sử dụng công cụ khôi phục tài khoản của OneDrive

Bên cạnh khả năng khôi phục file đã xóa từ Recycle Bin, OneDrive còn có một công cụ mạnh mẽ, giúp bạn hoàn tác mọi thay đổi về một thời điểm bất kỳ trong quá khứ.

Tùy chọn này đặc biệt hữu ích khi OneDrive gặp sự cố và bạn cần khôi phục lại trạng thái lưu trữ trước đó.

Để khôi phục OneDrive về trạng thái trước đó, bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở OneDrive (phiên bản web).

Bước 2: Nhấp vào nút Settings (Cài đặt) ở góc trên cùng bên phải.

Bước 3: Nhấp vào Options (Tùy chọn).

Bước 4: Nhấp vào Restore your OneDrive (Khôi phục OneDrive của bạn) từ khung bên trái.

Bước 5: Chọn ngày (chẳng hạn như hôm qua, một tuần trước, ba tuần trước hoặc tùy chỉnh) từ các cài đặt có sẵn.

Bước 6: Nhấp vào nút Restore (Khôi phục).

Bước 7: Tiếp tục làm theo các hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình khôi phục (nếu có).

Sau khi hoàn tất, mọi thay đổi sẽ được khôi phục trên tài khoản OneDrive của bạn.

6/ Khôi phục file thông qua lịch sử phiên bản

Với OneDrive, bạn có thể khôi phục file về trạng thái cũ vì dịch vụ này tự động lưu lại nhiều phiên bản trước đó.

Để truy cập lịch sử file và khôi phục một phiên bản trước đó, bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở File Explorer.

Bước 2: Nhấp vào thư mục OneDrive ở khung bên trái.

Bước 3: Nhấp chuột phải vào file bạn muốn khôi phục phiên bản trước.

Bước 4: Chọn menu OneDrive và chọn Version history (Lịch sử phiên bản).

Bước 5: (Tùy chọn) Nhấp vào View online (Xem trực tuyến) để xem lại file trước khi khôi phục.

Bước 6: Nhấp vào nút menu (ba dấu chấm) và chọn Restore (Khôi phục) cho phiên bản bạn muốn khôi phục.

Khi bạn hoàn thành các bước, phiên bản file được chọn sẽ thay thế file hiện có. Tuy nhiên, nếu cần, bạn vẫn có thể khôi phục lại các phiên bản trước đó bất cứ lúc nào.

Nếu muốn so sánh nội dung của hai phiên bản, bạn nên tạo một bản sao của file hiện tại trước khi khôi phục.

7/ Bảo mật file nhạy cảm trong Personal Vault

Được thiết kế để lưu trữ thông tin nhạy cảm, OneDrive Personal Vault là một khu vực bảo mật đặc biệt trong tài khoản của bạn. Dữ liệu tại đây được mã hóa và bảo vệ bằng các lớp bảo mật mạnh mẽ hơn, ví dụ như xác thực hai yếu tố, ngoài quy trình đăng nhập tiêu chuẩn.

Nếu bạn thường xuyên tải các nội dung quan trọng lên dịch vụ lưu trữ đám mây, bạn nên dùng tính năng Vault thay vì lưu trữ ở thư mục chính.

Tính năng Personal Vault được cung cấp miễn phí, nhưng bạn chỉ có thể lưu tối đa 5 file. Để có dung lượng lưu trữ không giới hạn, bạn cần đăng ký gói Microsoft 365.

Để bắt đầu sử dụng OneDrive Personal Vault, bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng OneDrive trên System Tray.

Bước 2: Nhấp vào nút Settings (Cài đặt).

Bước 3: Nhấp vào tùy chọn Unlock Personal Vault (Mở khóa Personal Vault).

Bước 4: Nhấp vào nút Next (Tiếp theo).

Bước 5: Nhấp vào nút Allow (Cho phép).

Bước 6: Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn.

Bước 7: Thực hiện theo các hướng dẫn trên màn hình (nếu có).

Sau khi hoàn tất các bước này, bạn có thể bắt đầu tải lên và tải xuống nội dung một cách an toàn.

Khi Vault mở, nó sẽ tự động khóa sau 20 phút không hoạt động. Bạn có thể thay đổi cài đặt này trong OneDrive Settings > Accounts với tùy chọn “Lock Personal Vault after” (Khóa Personal Vault sau) để giữ thư mục mở trong tối đa bốn giờ.